NAMA :
PUTRI MARIA ULFAH
KELAS :
2DF01
PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS
Perencanaan pesan, merupakan suatu
langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh dan
merupakan salah satu factor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan–pesan bisnis
yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.
Dalam ringkasan materi ini, akan dibahas proses komposisi,
penentuan tujuan, analisis audience, penentuan ide pokok dan seleksi saluran
dan media komunikasi.
A. PEMAHAMAN PROSES
KOMPOSISI
Proses komposisi (composition
process) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat di analogikan dengan proses
penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang composer. Dia harus
merencanakan lagu apa yang aka bibuat untuk mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka
harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan,
sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar dan
mudah dicerna oleh para pengemarnya.
Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu :
a) Pencanaan
Dalam fase perencanaan (planning phase), dipikirkan hal-hal
cukup mendasar, seperti yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea)
pesan-pesan yang akan disampaikan dan saluran atau media yang digunakan untuk
menyampaikan pesan.
b) Komposisi
Komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan
kata-kata, kalimat dan paragraph. Hal ini mengunakan kata-kata yang sederhana,
mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima.
c) Revisi
Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan
paragraph, perhatikan apakah kata-kata tersebut telah diekspresikan dengan
benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelah kembali, apakah sesuai dengan
apa yang direncanakan sebelumnya atau tidak.
B. PENENTUAN TUJUAN
Dalam merencanakan suatu pesan bisnis
hal yang pertama dilakukan adalah memikirkan maksuda atau tujuan komunikasi.
Untuk dapat melakukan dan menjaga goodwill di hadapan audience, maka hal
pertama-tama ia harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai
dengan tujuan organisasi.
1. Mengapa tujuan itu harus jelas.
Dengan tujuan yang jelas maka akan
membantu pengambilan beberapa keputusan diantaranya sebagai berikut :
a) Keputusan untuk meneruskan pesan .
Sebelum menyampaikan suatu pesan,
tanyakan pada diri sendiri sendiri, apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar
diperlukan atau tidak?
b) Keputusan untuk menenggapi audience
Untuk memutuskan cara terbaik
menanggapi audience, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka.
Mengapa mereka memperhatikan inti pesan yang disampaikan? Apakah mereka
mengharapkan keuntungan? Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator?
Tanpa mengetahui tanpa mengetahui motif audiencenya, komunikator tidak dapat
menanggapi mereka dengan baik.
c) Keputusan untuk memutuskan isi
Menetapkan tujuan yang jelas akan
membantu memusatkan isi pesan. Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi
yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Informasi yang tidak relevan harus di singkirkan jauh-jauh.
d) Keputusan untuk menetapkan saluran atau media
Penentuan saluran atau media yang
akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat tergantung pada tujuan
yang dikehendaki. Saluran komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan
atau tulisan.
2. Tujuan komunikasi bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan
komunikasi bisnis yaitu :
a. Memberi informasi (informing)
b. Persuasi (persuading)
c. Kolaborasi (collaborating) dengan audience.
3. Cara Menguji Tujuan
Ada empat pertanyaan dalam menguji
tujuan yang tela ditentukan yaitu :
a) Apakah tujuan tersebut realistis?
b) Apakah waktunya tepat?
c) Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
d) Apakah tujuannya dapat diterima oleh perusahaan
C. ANALISIS AUDIENCE
Setelah komunikasi tersebut telah
memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah selanjutnya adalah memperhatikan
audience yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana sikap mereka dan apa yang
mereka ketahui?
1) Cara mengembangkan profil audience
a. Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience?
Audience dalam jumlah besar tentu
saja akan menunjukan prilaku yang berbeda dengan audience yang berjumlah
sedikit sehingga untuk mengadapi diperlukan teknik komunikasi yang berbeda
pula. Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan
oleh jumlah audience.
b. Siapa audience
Bila audience yang dituju lebih dari
satu orang komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang
memegang posisi kunci/posisi yang penting, seperti mereka yang memiliki status
organisasional tinggi.
c. Reaksi audience
Setelah mengetahui siapa yang menjadi
audience, perlu diketahui komposisi audience adalah orang-orang yang tidak suka
berdebat atau kurang kritis,
d. Bagaimana tingkat pemahaman audience?
Ketika menyampaikan pesan-pesan,
latar belakang audience seperti tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman juga
perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audience memiliki latar belakang yang
jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audience tersebut
dididik.
e. Bagaimana hubungan komunikator dengan audience?
Jika komunikator adalah orang yang
belum dikenal oleh audience, audience harus dapat diyakinkan sebelum presentasi
disampaikan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan akan membuat
audience termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraannya, sehingga
pesan dapat tersampaikan dengan baik.
2) Cara memuaskan kebutuhan informasi audience.
Salah satu kunci dari komunikasi yang
efektif adalah mengetahui kebutuhan informasi audience dan selajuntnya berusaha
memenuhi kebutuhan tersebut.
Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan
audience yaitu :
a. Temukan/cari yang diinginkan oleh audience
b. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan
c. Berikan semua informasi yang diperlukan
d. Yakinkan bahwa informasinya akurat
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.
3) Cara memuaskan kebutuhan motivasional audience
Beberapa jenis pesan bertujuan
memotivasi audience untuk mau mengubah prilaku mereka. Tetapi, pemberian
motivasi ini seringkali mengalami hambatan/ kendala. Hal ini disebabkan oleh
adanya kecenderungan dari audience untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada
dengan hal yang lebih baru. Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut perlu
melakukan pendekatan dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional dan
pendekatan emosi audience.
D. PENENTUAN IDE POKOK
Setelah menganalisis tujuan dan
audience, langkah selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan
tersebut. Topik dan ide pokok merupakan dua htal yang berbeda. Topik adalah
subjek pesan yang luas. Sedangkan ide adalah pokok adalah pernyataan tentang
suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat
diterima oleh audience.
Sebelum menentukan ide pokok terlebih dahulu yang harus
diidentisikasi adalah :
1. Teknik Brainstorming.
a) Storyteller’s tour
Hidupkan tape recorder dan telaah
pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama,
rasionalitas dan implikasi bagi sipenerima.
b) Random list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam
pikiran diatas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide
tersebut.
c) CFR (Conclusions, findings, recommendations¬¬¬) Worksheet.
Jika subjek yang dibahas mencekup
pemecahan masalah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan
hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi
(recommendation) yang akan di berikan.
d) Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberika poin
yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok.
e) Question And Answer Chain
Barangkali pendekatan yang terbaik
adalah melihat dari sisi perspektif audience.
f) Pembatasan cakupan
penyajian rutin kepada audience yang
telah Anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini dapat
membangkitkan rasa hormat audience kepada komunikator, sedangkan penyampaian
pesan yang kompleks dan controversial akan memakan waktu yang lebih lam,
terutama jika audience yang hadir terdiri atas orang-orang yang spektial, atau
orang-orang yang tidak dikenal sebulumnya.
E. SELEKSI SALURAN DAN
MEDIA
Pesan-pesan bisnis harus sesuai
dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran yaitu
saluran lisan dan tulisan. Pilihan mendasar berbicara dan menulis tergantung
pada tujuan dan maksud pesan audience dan karakteristik dari dua saluran
komunikasi tersebut.
a. Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan dari komunikasi
lisan adalah kemampuanya memberikan umpan balik dengan segera. Saluran
digunakan bila pesan yang disampaihakan sederhana, tidak diperlukan catatan
permanent dan audience dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan yang lain yaitu
sifatnya yang ekonomis.
Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua
orang yang tidak terencan, pembicaran lewat telepon, wawancaram pertemuan
kelompok kecil, seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal dan
prentasi penting lainnya
b. Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis dapat
disampaikan melalui berbagai macam bentuk seperti surat, memo, dan laporan.
Salah satu kebaikan dari komunikasi tertulis yaitu penulis mempunyai kesempatan
untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.
www.gunadarma.ac.id
www.studentsite.ac.id
www.library.ac.id
www.baak.gunadarma.ac.id
www.vclass.gunadarma.ac.id
www.staffsite.gunadarma.ac.id
Tidak ada komentar:
Posting Komentar